Як правильно завіряти копії документів: пояснення від юристів

Оформлення завірених копій документів — обов’язкова вимога для більшості офіційних процедур, від вступу до університету до відкриття рахунку чи подання документів у держоргани. Невірно завірена копія може стати причиною відмови або затримки розгляду, тому важливо чітко знати, як це зробити без помилок.

Що таке завірена копія і коли вона потрібна

Завірена копія — це точне відтворення оригіналу документа з офіційним підтвердженням автентичності підписом та печаткою особи або установи, що має право завіряти документи. Вона має ту ж юридичну силу, що й оригінал, якщо оформлена за всіма правилами. Завірені копії вимагають університети, банки, суди, нотаріуси, державні та приватні організації у процесах, де необхідно підтвердити справжність інформації, не передаючи оригінал.

Хто може завіряти копії документів

Право завіряти копії мають лише визначені законом особи і установи. Вибір залежить від мети подання:

• Нотаріус — найпоширеніший і універсальний варіант для всіх юридичних дій, судових і міжнародних справ.
• Організація, яка видала документ — наприклад, відділ кадрів завіряє копії трудової книжки для пенсії або роботи.
• Державні органи — органи місцевого самоврядування, ЦНАПи, департаменти освіти для певних типів документів.
• Особа, якій надано відповідні повноваження згідно зі статутом або внутрішнім положенням установи — здебільшого для внутрішнього використання.

Завіряти документи «самостійно» (наприклад, написати «копія вірна» і підписати власноруч) можна лише у випадках, коли це прямо дозволено правилами приймальної сторони. У більшості офіційних процедур таку копію не приймуть.

Що потрібно знати перед завіренням копії

Перед зверненням до нотаріуса, держоргану чи іншої уповноваженої особи слід переконатися у виконанні базових вимог:

• Копія має бути повною та чіткою — усі сторінки, штампи, підписи, навіть порожні сторінки, якщо вони в оригіналі присутні.
• Документ не повинен містити пошкоджень, виправлень чи незрозумілих елементів.
• Оригінал документа обов’язково потрібен для завірення — копії без пред’явлення оригіналу не засвідчуються.
• Завірення здійснюється на паперовій копії, виготовленій із оригіналу шляхом ксерокопіювання або сканування з наступним друком.

Як виглядає завірена копія: обов’язкові реквізити

Завірена копія повинна містити чітко визначений набір реквізитів, які підтверджують її дійсність:

• Відмітка «Згідно з оригіналом» або «Копія вірна» — пишеться від руки або друкується.
• Дата завірення — обов’язково поточна, саме того дня, коли здійснюється завірення.
• Підпис особи, що завіряє, із зазначенням ПІБ (повністю, без скорочень).
• Посада особи, яка завіряє (якщо це не нотаріус).
• Печатка організації або нотаріуса (за наявності, згідно із законодавством про печатки).
• Номер реєстру (для нотаріусів) або вихідний номер (для організацій, якщо передбачено).

Відсутність хоча б одного з реквізитів — підстава визнати копію недійсною. Уточнюйте вимоги приймаючої сторони до оформлення.

Покрокова інструкція для завірення копії у нотаріуса

Нотаріальне завірення — універсальний спосіб отримати легальну завірену копію будь-якого документа. Алгоритм дій наступний:

1. Підготуйте оригінал документа і зробіть з нього якісну копію всіх сторінок. Якщо документ багатосторінковий, скріпіть копію належним чином (зшиванням або скріпкою).
2. Візьміть паспорт (або інший документ, що посвідчує особу) — нотаріус перевірить ваші дані для фіксації в реєстрі.
3. Зверніться до нотаріуса, поясніть, для чого потрібна завірена копія, і пред’явіть оригінал та копії. Нотаріус перевірить відповідність копії оригіналу.
4. Нотаріус робить відповідний напис, дату, підпис та ставить печатку. Копія реєструється у нотаріальному реєстрі із зазначенням номера.
5. Оплатіть послугу згідно з діючими тарифами (вартість залежить від кількості сторінок та додаткових процедур).

Деякі нотаріуси наполягають виготовляти копії безпосередньо у своїй конторі — це знижує ризик помилок і підробок.

Як завіряти копії документів у державних органах і організаціях

Деякі копії можна засвідчити не в нотаріуса, а безпосередньо в організації, що видала документ, або у відповідальному державному органі. Це стосується, наприклад, копій трудової книжки, дипломів, довідок, виданих установою.

• Зверніться до відповідального працівника (секретаря, кадровика, архіваріуса) у тій організації, яка видала оригінал документа.
• Пред’явіть оригінал і підготуйте копію для завірення. Якщо копія багатосторінкова, переконайтеся, що вона зшита або скріплена згідно з правилами.
• Уповноважена особа перевіряє копію та робить напис «Згідно з оригіналом», дату, підпис, ПІБ і посаду, ставить печатку (якщо організація має право її використовувати).
• В окремих випадках завірення відбувається у присутності керівника чи заступника керівника організації.
• Деякі документи (наприклад, диплом про освіту) рекомендують завіряти саме у навчальному закладі, а не у нотаріуса — це часто вимагають державні структури.

Не всі приватні структури мають право засвідчувати копії для зовнішнього використання — уточнюйте вимоги до печатки та підпису в організації, куди ви подаєте документи.

Особливості завірення копій різних типів документів

Трудова книжка

Копія трудової книжки завіряється у відділі кадрів підприємства, де ви працюєте або працювали. Вона містить усі сторінки з записами та відмітками. Після кожної сторінки пишеться: «Згідно з оригіналом», дата, підпис, ПІБ, посада, печатка підприємства (за наявності).

Освітні документи

Дипломи, свідоцтва про освіту, додатки до дипломів часто вимагають завіряти у навчальному закладі або через нотаріуса. Для подання за кордон інколи потрібно ще апостиль або консульську легалізацію.

Паспорт та інші ідентифікаційні документи

Завірені копії паспорта, ідентифікаційного коду та інших документів, що посвідчують особу, зазвичай роблять у нотаріуса. В окремих випадках (наприклад, для банку чи внутрішніх процедур) копію може засвідчити уповноважена особа банку.

Довідки, свідоцтва, витяги

Для довідок та свідоцтв (про народження, шлюб, смерть) найчастіше використовують нотаріальне засвідчення, але для внутрішнього використання іноді приймають копії, завірені органом, що їх видав.

Які документи не підлягають завіренню копії

Існують категорії документів, копії яких не завіряються:

• Паспорт громадянина у формі ID-картки (через наявність електронного чипа).
• Документи, що мають ступінь секретності або містять державну таємницю.
• Документи, на яких не можна чітко ідентифікувати всі реквізити через зношеність чи пошкодження.
• Документи з явними виправленнями, закресленнями або підозрілими ознаками.

В окремих випадках нотаріуси можуть відмовити у засвідченні копії, якщо виникають сумніви у справжності оригіналу чи його легальності.

Чи можна завіряти копії електронних документів

В Україні вже діють норми щодо електронних документів. Якщо вам потрібно завірити копію електронного документа (наприклад, е-посвідчення, витяг з реєстру), дотримуйтесь таких кроків:

• Роздрукуйте електронний документ без змін його змісту, з усіма QR-кодами та електронними підписами.
• Пред’явіть електронну версію або надайте підтвердження справжності через відповідний онлайн-ресурс (наприклад, через Дію).
• Зверніться до нотаріуса або до організації, яка видала документ — вони перевірять справжність і завірять копію за стандартною процедурою.

Деякі держоргани приймають лише електронні версії з QR-кодом, без паперової копії. Уточнюйте це перед поданням.

Часті помилки під час завірення копій

Типові помилки, через які копії можуть не прийняти або визнають недійсними:

• Відсутність підпису, дати або печатки.
• Копія зроблена не з усього документа (немає всіх сторінок, штампів чи додатків).
• Завірення особою, яка не має на це права (наприклад, секретар без відповідних повноважень).
• Використання неактуальної форми напису («Копія вірна» замість «Згідно з оригіналом», якщо це вимагає установа).
• Копія виготовлена з уже завіреної копії, а не з оригіналу.
• Порушення порядку зшивання або оформлення багатосторінкових копій.

Перед поданням уточнюйте у приймаючої сторони всі нюанси, щодо формату, реквізитів і особливостей завірення — вимоги можуть відрізнятись залежно від установи.

Як правильно оформляти багатосторінкові копії

Якщо документ складається з кількох сторінок, їх потрібно правильно зшити та завірити. Ось основні правила:

• Усі сторінки копії повинні бути зшиті або скріплені так, щоб виключити можливість підміни чи втрати частини документа.
• На місці зшивання проставляється печатка та підпис так, щоб вони частково заходили на всі сторінки.
• На звороті останньої сторінки або окремому аркуші вказується кількість пронумерованих сторінок, наприклад: «Усього прошито та пронумеровано 5 (п’ять) сторінок».
• Після цього ставиться підпис, ПІБ особи, що завіряє, посада, дата та печатка (за наявності).

Якщо вимоги до оформлення копій для конкретної установи відрізняються, обов’язково дотримуйтесь саме їх, навіть якщо загальні правила інші.

Які написи використовують для завірення копій

Формулювання напису має відповідати стандарту, прийнятому в Україні. Найбільш поширені варіанти:

• «Згідно з оригіналом» — універсальний і рекомендований напис для більшості документів.
• «Копія вірна» — також допускається, але окремі органи можуть вимагати лише перший варіант.
• Додатково може зазначатися місце завірення (місто, область) — це іноді потрібно для документів, що подаються за кордон.

Після напису обов’язково вказується дата, підпис, ПІБ, посада особи, печатка. Напис може бути зроблений від руки або друкований, але підпис — лише власноруч.

Як завіряти копії для подання за кордон

Окремі вимоги діють для документів, які подаються за межі України:

• Нотаріальне завірення — обов’язкове для більшості закордонних процедур.
• Апостиль — у країни, що приєдналися до Гаазької конвенції, потрібне проставлення апостиля на завіреній копії. Його ставлять лише на нотаріально посвідчені документи.
• Консульська легалізація — потрібна для країн, які не визнають апостиль (наприклад, Китай, ОАЕ).
• Переклад — офіційний переклад завіряється нотаріусом разом із копією, якщо цього вимагає приймаюча сторона.

Уточнюйте вимоги до оформлення копій у посольстві чи консульстві тієї країни, куди ви подаєте документи. Вимоги можуть істотно відрізнятися.

Що робити, якщо відмовили у прийнятті завіреної копії

Відмову в прийнятті копії можуть обґрунтувати відсутністю потрібних реквізитів, неправильним оформленням або невідповідністю вимогам установи. У таких випадках алгоритм дій наступний:

• Уточніть причину відмови письмово або усно.
• Виправте помилки — наприклад, зверніться до нотаріуса або організації повторно, переоформіть копію згідно з побажаннями приймаючої сторони.
• Якщо відмова необґрунтована, зверніться до вищої інстанції або органу захисту прав споживачів/громадян.

Зберігайте чеки, квитанції, письмові відмови — це може бути корисно для відстоювання ваших прав у разі конфліктної ситуації.

Правильне завірення копій документів гарантує їх юридичну силу та прийняття у всіх офіційних структурах. Завжди дотримуйтесь вимог щодо оригіналу, реквізитів, форми напису та уточнюйте особливості для конкретної установи або країни.