Як перевірити електронний підпис

Електронний підпис — це ключовий інструмент для підтвердження автентичності та цілісності документів у бізнесі, держсекторі та повсякденному житті. Щоб уникнути юридичних ризиків та проблем із дійсністю цифрових документів, перевірка електронного підпису має бути точною та коректною. Нижче — актуальні способи і практичні інструкції для надійної перевірки електронного підпису в різних форматах.

Що таке електронний підпис і коли його потрібно перевіряти

Електронний підпис — це захищений цифровий ідентифікатор, який додається до файлу чи даних, підтверджуючи особу підписанта і незмінність змісту. Його перевірка необхідна у таких випадках:

• Під час отримання або відправлення важливих документів (контракти, акти, податкові накладні).
• У процесі державних або корпоративних тендерів.
• При підписанні офіційної кореспонденції з держорганами або партнерами.
• Для підтвердження легітимності документів у судових чи інших спірних ситуаціях.

Які види електронних підписів доводиться перевіряти найчастіше

В Україні та більшості країн використовуються кілька типів електронних підписів:

• Кваліфікований електронний підпис (КЕП) — прирівнюється до власноручного підпису.
• Необов’язковий (простий) електронний підпис — використовується для внутрішньої документації чи в менш формалізованих процесах.

Окремо виділяють підписи на файлах PDF, XML, а також відомі формати формування електронного підпису — CAdES, XAdES, PAdES. Кожен з них має особливості перевірки.

Як перевірити електронний підпис на PDF-документі

PDF-документи найчастіше підписують у форматі PAdES. Перевірити такий підпис можна кількома способами: за допомогою спеціалізованого ПЗ або онлайн-сервісів.

Перевірка підпису через Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader — найпоширеніший інструмент для перегляду PDF. Він автоматично розпізнає електронний підпис та відображає статус перевірки.

• Відкрийте документ у Adobe Acrobat Reader.
• У верхньому полі документа з’явиться інформація про наявність підпису.
• Натисніть на панель підпису — відкриється детальна інформація про підписанта, час підпису та статус сертифіката.
• Переконайтеся, що статус підпису — “Дійсний”. У разі виникнення попередження перевірте причину: часто це відсутність довірчого кореня у сховищі сертифікатів.

Важливі нюанси перевірки PDF-підпису

• Довіреність сертифіката: якщо сертифікат невідомий програмі, Acrobat може показати попередження, навіть якщо підпис дійсний. В такому випадку додайте кореневий сертифікат у налаштування довіри.
• Час підпису: сертифікат має бути дійсний на момент підписання, навіть якщо він вже прострочений на момент перевірки.
• Пошкодження документа: якщо документ після підпису змінено, програма одразу повідомить про це й підпис стане недійсним.

Якщо у вас PDF-файл із підписом, який не відкривається або не перевіряється в Acrobat, спробуйте скористатися альтернативними сервісами для перевірки, наприклад, онлайн-сервісами від державних установ чи авторизованих центрів сертифікації.

Перевірка електронного підпису у форматах XML, CAdES, XAdES

XML-файли та формати CAdES/XAdES найчастіше використовуються у державних реєстрах, податковій звітності, обміні комерційною документацією. Для них також передбачені різні підходи до перевірки.

Онлайн-сервіси для швидкої перевірки

• Офіційний сервіс Центрального засвідчувального органу (ЦЗО) — дозволяє перевіряти документи різних форматів за лічені хвилини.
• Портали авторизованих центрів сертифікації ключів (АЦСК), наприклад, Дія, ПриватБанк, Інтерприват тощо.
• Сторонні сервіси, які підтримують перевірку формату CAdES, XAdES, XML (але завжди перевіряйте репутацію сервісу, щоб уникнути витоку даних).

Покрокова інструкція для перевірки підпису через офіційний сайт ЦЗО

• Зайдіть на сайт Центрального засвідчувального органу.
• Обирайте розділ “Перевірити підпис” або аналогічний.
• Завантажте файл, який потрібно перевірити.
• Отримайте детальну інформацію: дані про підписанта, час підпису, статус сертифіката, цілісність файлу.

Онлайн-перевірка підпису не змінює і не зберігає ваші файли, але все одно уникайте завантаження документів із конфіденційною інформацією на сторонні ресурси.

Що означає статус електронного підпису: розшифровка типових повідомлень

Під час перевірки електронного підпису система може показати різні повідомлення. Важливо правильно їх трактувати:

• Підпис дійсний — підпис правильний, сертифікат чинний, документ не змінений.
• Підпис недійсний — підпис не відповідає файлу, або сертифікат відкликаний, або строк дії завершився до дати підписання.
• Документ змінено після підписання — підпис не гарантує цілісність, файл міг бути змінений після підпису.
• Сертифікат невідомий або не довірений — програма не знайшла кореневого сертифіката у своїй базі. Це не завжди помилка, але потребує додаткової перевірки.

Завжди перевіряйте не лише статус підпису, а й термін дії сертифіката на момент підписання та ідентичність підписанта.

Як діє перевірка електронного підпису на практиці: алгоритм для будь-якого документа

Для оперативної перевірки підпису дійте за таким алгоритмом:

• Визначте тип файлу та формат підпису (PDF, XML, .p7s тощо).
• Оберіть відповідний інструмент — програму чи онлайн-сервіс.
• Відкрийте або завантажте документ у сервіс перевірки.
• Ознайомтеся з результатом перевірки: статус підпису, дані підписанта, термін дії сертифіката.
• У разі невідповідностей або попереджень — перевірте сертифікат вручну через сайт АЦСК чи реєстр відкликаних сертифікатів.

Якщо документ підписано кількома підписами, перевірте кожен окремо — інструмент покаже повний перелік підписантів та статус по кожному з них.

Не передавайте ключі або паролі для підпису третім особам під час перевірки — перевірка не потребує доступу до ваших секретних даних.

Чому важливо перевіряти сертифікат електронного підпису окремо

Навіть якщо програма або онлайн-сервіс показує, що підпис дійсний, варто додатково перевірити сам сертифікат підписанта. Це допоможе переконатися, що сертифікат не був відкликаний, заблокований або прострочений на момент підписання.

Як перевірити сертифікат КЕП у реєстрі

• Знайдіть у властивостях підпису або у файлі сертифікат підписанта (зазвичай формат .cer або .crt).
• Зайдіть на сайт відповідного АЦСК, який видав сертифікат (його назва вказується у властивостях підпису).
• Скористайтеся розділом “Перевірка сертифікатів” або “Реєстр відкликаних сертифікатів”.
• Введіть номер або серійний номер сертифіката, перевірте його статус.

Якщо сертифікат в реєстрі активний і термін дії відповідає даті підписання, підпис вважається юридично дійсним.

Типові причини відкликання сертифіката

• Зміна уповноваженої особи або її звільнення.
• Компрометація особистого ключа підпису.
• Закінчення терміну дії або порушення правил використання.

Документи, підписані відкликаним або заблокованим сертифікатом, юридичної сили не мають, навіть якщо програма не повідомляє про це одразу.

Ознаки фальшивого чи підробленого електронного підпису

Підробка електронного підпису трапляється рідко, але виключати такі випадки не можна. Ось основні ознаки, на які варто звернути увагу:

• Невідповідність ПІБ або назви організації у підписі і в самому документі.
• Відсутність сертифіката у списку чинних сертифікатів АЦСК.
• Помилки у структурі файлу підпису (наприклад, файл .p7s не відкривається стандартними засобами або не містить даних про підписанта).
• Документ був змінений після підпису, а у властивостях підпису це не вказано.

Якщо підозрюєте підробку, звертайтеся до служби техпідтримки АЦСК або офіційних органів для додаткової перевірки автентичності.

Поширені помилки під час перевірки електронного підпису

Навіть досвідчені користувачі можуть допускати помилки, що призводять до неправильних висновків про дійсність підпису. Найчастіші з них:

• Перевірка лише “видимості” підпису у PDF без аналізу сертифіката.
• Ігнорування системних попереджень у програмі, наприклад, про недійсний статус сертифіката.
• Завантаження документів на невідомі або підозрілі сервіси, що може призвести до витоку даних.
• Спроба перевірити підпис за допомогою застарілих або несумісних програм, які не підтримують сучасні стандарти КЕП.

Як уникнути найпоширеніших помилок

• Завжди перевіряйте підпис у декількох незалежних джерелах (наприклад, офіційний сервіс + локальна програма).
• Оновлюйте програмне забезпечення для роботи з підписом до останньої версії.
• Не передавайте документи з конфіденційною інформацією на сторонні сервіси без крайньої потреби.
• Зберігайте копії сертифікатів і даних про підпис для можливого аудиту чи перевірки з часом.

Які програми та сервіси для перевірки електронного підпису працюють найкраще

Різні типи документів вимагають різних інструментів для перевірки. Ось найкращі та найнадійніші рішення на сьогодні:

• Adobe Acrobat Reader — ідеальний для PDF-документів з підписом.
• Офіційний портал Центрального засвідчувального органу — універсальний сервіс для всіх основних форматів (PDF, XML, p7s).
• Програмне забезпечення АЦСК — спеціальні утиліти, які підтримують найсучасніші формати та стандарти підпису.
• Деякі онлайн-банкінги — наприклад, Приват24, містять власний модуль перевірки підпису для документів клієнтів.

Важливі критерії вибору сервісу для перевірки

• Офіційний статус сервісу або програми.
• Підтримка актуальних форматів і стандартів електронного підпису.
• Конфіденційність даних та захист особистої інформації.
• Можливість зберігати результати перевірки або формувати звіт.

Що робити, якщо підпис не проходить перевірку

У разі негативного статусу підпису або помилок перевірки варто:

• Перевірити ще раз тип файлу і обраний інструмент — можливо, потрібен інший сервіс.
• Зв’язатися з підписантом для повторного підписання або уточнення деталей.
• Переконатися, що сертифікат не відкликаний і дійсний на момент підписання.
• Звернутися до служби підтримки АЦСК або сервісу, де створювався підпис, для з’ясування причин.

Не ігноруйте повідомлення про помилки — навіть одна невідповідність може зробити документ недійсним у суді чи при перевірці держорганами.

Як зберігати результати перевірки для доказу у разі спорів

Іноді виникає потреба підтвердити результат перевірки електронного підпису перед третім боком (наприклад, у суді). Для цього достатньо:

• Зробити скріншот або зберегти PDF-звіт з інформацією про перевірку підпису, датою та часом.
• Зберігати оригінальний підписаний файл разом із сертифікатом підписанта.
• За потреби — отримати письмове підтвердження від АЦСК про дійсність чи недійсність підпису на певну дату.

Перевірка електронного підпису — це простий алгоритм, який захищає від підробок і юридичних ризиків. Дотримуйтесь чітких кроків, користуйтесь перевіреними сервісами та завжди аналізуйте статус сертифіката — це гарантує безпеку цифрових документів у будь-якій сфері.